Tic tac,tic tac. Se nos fueron las vacaciones y es momento de volver a la rutina, al trabajo, al estudio y salvar el semestre. Pero… ¿Qué mejor manera que en modo millennial? Hoy te traigo 10 consejos útiles para que no te dejes aplastar por una pila de tareas por hacer y optimices tu tiempo. Sé tu mejor versión.

Optimizador de tiempo para millennials

Has que el tiempo no sea un problema. Modo millennial

La falta de control de nuestro propio tiempo, sobre todo en lo laboral, hace que seamos menos eficaces y productivos y que estemos más estresados. Para muchos, 24 horas al día no son suficientes. La razón: no saben optimizar su tiempo.

.• Sólo el 50% de la jornada es 100% rentable.
• Un 15% de este tiempo se pierde en reuniones poco eficaces, interrupciones innecesarias, tareas que no aportan valor, etc.
• Consultamos el e-mail cerca de 20 veces por hora.

1° Matriz Eisenhower

Como su nombre lo indica nace en base a la frase del ex presidente estadounidense Eisenhower que dice así:

“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes”

Este sistema se basa en una buena clasificación de tareas. Esto puede sonar un poco difícil pero vamos a simplificarlo en 4 grupos:

  • Urgente e importante.
  • No urgente, pero importante.
  • Urgente, pero no importante.
  • Ni urgente ni importante (En este último las distracciones, como por ejemplo las horas que pasas en instagram mientras pospones otras realmente importantes).

2° Agrupa tareas por afinidad

Ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria. Unimos las tareas similares y, aunque cueste, es recomendable comenzar por las que más nos desagradan. Cuando te des cuenta ya no habrán cucos en tu lista  sólo restará hacer aquello que amas.

Si no es posible agrupar las tareas debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.

3° Reflexioná el tiempo

A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo posible, si no corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”. Pero hay que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc.

Reflexionemos sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que hemos de ejecutar, y si la suma supera el total de horas de nuestra jornada estudiaremos la posibilidad de reducir el tiempo asignado a cada tarea.

Tiempo

Más productividad, más tiempo para vos.

4° Técnica Pomodoro

¡Usá el tomate! (Por su traducción del italiano). El método propone usar un temporizador para establecer periodos de trabajo/estudio de 25 minutos separados por pausas de cinco minutos. Por cada ciclo de dos horas se recomienda una pausa más larga, de 15 o 20 minutos. Estas pausas frecuentes mejoran la agilidad mental.

Este consejo está relacionado con conceptos como el timeboxing, o asignación de un tiempo determinado para cada tarea, que obliga a centrarse únicamente en lo realmente determinante para llevarla a cabo.

5° Descansa

También hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes.

6°Ladrones de tiempo

En ocasiones, la pérdida de tiempo está causada por hábitos obsoletos que sin embargo seguimos utilizando. Casi siempre es posible hacer una misma labor de otra forma y obtener un buen resultado o al menos un resultado aceptable.

Los ladrones de tiempo son esa suma de imprevistos que nos restan minutos e incluso horas de tiempo efectivo. Detectarlos nos ayuda a combatirlos.

  • Visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza se puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento.
  • Reuniones. Evitá divagar, focalizá los temas y siempre tené una agenda a que atenerte. En ocasiones la ultilización de herramientas como power point con “time bitch” es 100% efectivo. Sólo pon en la diapositiva el tiempo que planificaste para cada tema. Comenzar a tiempo también dará excelentes resultados y es un no negociable.
  • Papeleo y lectura. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, sólo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta rapidez.
  • Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar nos evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena.
  • Comunicación ineficaz. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.
  • Escasa disciplina personal. Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad.

Reuniones profesionales efectivas.

Meetings efectivas.

7° Lean Time Management

Lean Time Management (traducido al español como gestión ajustada del tiempo), consiste en eliminar al máximo las pérdidas de tiempo o las acciones que no generan valor para que podás centrarte en las que sí lo hacen.

Se trata de aumentar el valor y minimizar el esfuerzo, en línea con la famosa cita anglosajona: “Work smarter, not harder”.

Los principios generales del Lean Time Management son:

  • Evaluar todos los procesos, identificar las acciones innecesarias y las pérdidas de tiempo que consumen recursos y no aportan valor.
  • Eliminarlos.
  • Medir resultados y practicar ajustes.
  • Continuar midiendo y ajustando periódicamente. El proceso es un ciclo de mejora sin fin.

8° Usá una agenda

La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. La utilizaremos para anotar el listado de tareas diario ordenándolas de forma lógica. Primero las más urgentes, aunque sean las que menos nos gustan (eso no va a hacerlas desaparecer) y luego las menos relevantes.

Tranquilo, las hay digitales y podés tenerla en tu celular. Una agenda no te quita onda ni te saca del modo millennial.

9° Delegar es confinza

Aprende el arte de delegar. No es simplemente una transferencia de trabajo. Hacerlo correctamente supone involucrar al equipo en la obtención de unos determinados resultados. De este modo, “no sólo te ayudará a crecer profesionalmente, sino también a formar tu propio equipo”, afirma Nexian en su estudio.

agenda digital

Que no te asuste la agenda

10° Ajustes

Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad.